• Intranätstrategi

Intranätstrategi

En kombination av insikter, kunskap, målsättningar, styrning och uppföljning

NetRelations process för att arbeta fram intranätstrategier tillsammans med våra kunder lutar sig mot ett skalbart ramverk av verktyg, metoder och modeller. Ramverket bygger på våra erfarenheter från över 15 års arbete med intranät, samarbete och internkommunikation.

Vi levererar värde genom att skapa strategier som utgår ifrån din affärsstrategi och etablerar tydliga verksamhetsmål och användningsmål för intranätet som är meningsfulla och mätbara.

Att ta fram en intranätstrategi kan kännas som en skrämmande stor uppgift, men det behöver det inte vara. Oavsett om du ska bygga ett nytt intranät, vitalisera ditt nuvarande intranät, analysera hur du kan öka ditt intranäts affärsvärde, eller initiera ett bredare arbete för en digital arbetsplats så kan vi hjälpa dig att ta rätt steg på vägen. 

En intranätstrategi för en organisation med ett kontor och 50 anställda ser inte likadan ut som för en global organisation med 50 000 anställda, och det som är relevant för ett företag inom tillverkande industri är förmodligen inte lika rätt för en kommun. Men det finns vissa fundamentala likheter. Därför är vår process flexibel och innehåller både de områden som är gemensamma, och de verktyg som behövs för att arbeta fram de delar som är unika för din situation. 

Så kommer du igång med en strategi för ditt intranät

Det snabbaste och mest effektiva sättet att komma igång med en intranätstrategi är att göra vår intranätbesiktning. Besiktningen tar bara två veckor och ger dig en strukturerad analys över 20 frågeställningar med utgångspunkt i vårt ramverk. Resultatet är en rapport som ger dig en översiktlig förståelse för styrkor och svagheter med nuläget, hur intranätet ser ut, används, styrs, vilka affärsmål och användarbehov det stöttar, samt rekommendationer på prioriterade aktiviteter för att etablera en vision och arbeta mer strategiskt med intranätets utveckling.

När vi sedan arbetar vidare med framtagandet av en intranätstrategi består vår process av åtta steg som kan anpassas till både små organisationer och stora globala företag med komplexa förutsättningar. Om det endast är utvalda delar som du behöver hjälp med så hoppar man enkelt över övriga steg i processen.

En intranätstrategi är något alla som har eller vill bygga ett framgångsrikt intranät behöver!

Stefan Strömquist Intranätstrateg, NetRelations

Steg 1: Definiera vision, syfte och målsättningar som stödjer verksamheten

Intranätet har inget självändamål. Det måste understödja och linjera med verksamhetens övergripande strategier och mål samt vara förankrat i verksamheten. Detta gör att varje organisations intranätstrategi blir unik. Vision och syfte behöver etableras för intranätet för att kunna förankras och driva mot gemensamma mål. Dom behöver också vara tillräckligt tydliga så att dom kan underlätta prioriteringar, beslut och vägval och styra oss på resan mot målen. Detta är grunden för hela intranätstrategin.

Det innebär att en intranätstrategi är levande och behöver uppdateras i takt med att verksamheten och den övergripande strategin utvecklas. Arbetet med att kontinuerligt vidareutveckla, utvärdera och omvärdera lutar sig med fördel mot en nyttoutvärderingsplan med målsättningar som mäter faktiskt affärsvärde för verksamheten. Ett av verktygen vi använder oss av här är vår metod för målstyrning.

Många initiativ kring intranät och digitala arbetsplatser har svårt att hålla samma takt som utvecklingen av användarnas och verksamhetens krav och förväntningar. Det har ofta att göra med att utvecklingstakten sker i fel riktning. Ett annat vanligt problem är att strategier och planer för intranät ofta fokuserar på just intranätet, och inte de verksamhetsbehov och processer som intranätet ska stödja. Användarna och verksamheten behöver vara i centrum för den strategiska designprocessen.

Steg 2: Förstå verksamhetens och användarnas behov, och hur intranätet stödjer dom

När vi etablerat de övergripande strategiska formuleringarna och målsättningarna för intranätet kan vi kartlägga behoven både för verksamheten och relevanta målgrupper. Vi gör gärna detta med utgångspunkt i vår strukturerade metod för målstyrning, men det viktigaste är att vi ser användarupplevelsen som det centrala så att vi kan skapa en digital arbetsplats där system och kanaler samspelar harmoniskt. Här skapar vi en naturlig röd tråd som håller ihop hela den användarcentrerade designprocessen.

Här kan vi genom ett nära samarbete med representanter från målgrupperna och olika delar av verksamheten skapa en förståelse för hur intranätet används, i vilken kontext, vilka upplevelser och processer som är relevanta, vad som fungerar bra och vilka användningsbehov som inte uppfylls i dagsläget. Genom att kartlägga hela ekosystemet med dess aktörer, processer, tjänster och befintliga verktyg har vi ett bra underlag för hur intranätet kan effektivisera arbetet med information, kommunikation, kunskapsdelning och samarbete.

En programplan eller roadmap skapas baserat på målkartan och de prioriteringar som är förankrade i de övergripande målsättningarna. En upplevelsekarta och service blueprint visar hur användarna interagerar med tjänsterna genom processerna. 

Steg 3: Säkerställ användbarhet och en fantastisk användarupplevelse

En viktig del av ett framgångsrikt intranät är att det behöver vara användbart och möta förväntningarna på en användarupplevelse som liknar den som anställda får från sitt internetanvändande privat. Interaktionen ska vara logisk och intuitiv, och de olika delarna av intranätet behöver hänga ihop, fungera på likartade sätt, och vara enkla att navigera mellan. För att säkerställa användbarhet etableras designprinciper och processer för UX där man fastställer vilka värdeord som ska genomsyra lösningen. Det kan också vara värdefullt att planera för en style guide för att ytterligare modularisera och strömlinjeforma UX-designprocessen och samtidigt kvalitetssäkra gränssnittet mot användarna.

Steg 4: Välj rätt verktyg för rätt ändamål

Ett intranät eller en digital arbetsplats kan ha olika omfattning och syfte i olika verksamheter. Det är dock viktigt att detta definieras och tydliggörs så att intranätet kan positioneras och integreras mot andra plattformar och applikationer som finns tillgängliga för användarna. Här definieras både vad intranätet är till för, och vad det inte är till för.

Allt detta dokumenteras i en system- och kanalkarta som även kan visa eventuella kopplingar och beroenden till och från intranätet.

Steg 5: Etablera en intranätorganisation rustad för den digitala arbetsplatsen

Ett modernt synsätt på styrning och governance bygger på större kontroll i kombination med mer flexibilitet. Större kontroll i termer av ett tydligare ägarskap, ansvar och en intranätorganisation med formella roller, och samtidigt mer flexibilitet genom fler frihetsgrader och mer sociala arbetssätt.

Organisationen för intranätet behöver också säkerställa inblandning och engagemang av intressenter som är nödvändiga för intranätets framgång. Det kan handla om att identifiera och prioritera representanter för de delar av verksamheten som har störst nytta med intranätet, störst användargrupp på intranätet, eller störst budget för verksamhetsstöd.

I stort handlar det om att etablera färre men mer definitiva regler för hur intranätet får och ska användas där det behöver styras, och sedan implementera en modell där användarna själva skapar modeller för övriga användningsområden.

I modellen för förvaltning och vidareutveckling behöver nya och förändrade behov från verksamheten fångas in och behandlas, samt att intranätets användande och måluppfyllnad testas, mäts och analyseras regelbundet fortsatt optimering av användarupplevelse och funktionalitet. Här räcker det inte med enbart verktygsstöd, utan en kombination av rutiner, nätverk, kommunikation och utbildning.

Designa en tydlig informationsarkitektur som är noggrant testad genom användarstudier. Vi förespråkar ett uppgiftscentrerat och användarcentrerat synsätt hellre än ett organisatoriskt, även om det ibland finns behov av en hybrid av dessa. Hur man hanterar olika språk, metadata, masterdata och behörigheter behöver också definieras. Vi tar fram en process för innehållets livscykel och tittar på hur organisationen erkänner rollen som redaktör och förstår värdet av kollaborativt och socialt innehåll.

Steg 6: Skapa ett hållbart synsätt för integration och teknik

Intranätstrategin är i grunden teknikoberoende, men behöver samtidigt behandla val och utnyttjande av teknik. Gränserna mellan intranät och den digitala arbetsplatsen suddas ut och i den digitala arbetsplatsen kommer inte allt att kunna implementeras på en och samma plattform.

Tillsammans med IT behöver det definieras hur man ska arbeta med landskapet av system och applikationer. Det behövs även en strategi för gränssnitt och användarupplevelse som ett lager ovanpå intranätet med relaterade applikationer, samt en integrationsstrategi som reglerar hur applikationer inom den digitala arbetsplatsen kommunicerar med intranätet och varandra för att skapa effektivare och mer produktiva medarbetare.

Steg 7: Kommunicera och engagera verksamheten

Din lösning behöver en identitet. Någon eller något som verksamheten och de anställda kan relatera till. Vi brukar kalla det för att ge intranätet ett varumärke. Kring detta kan man sedan bygga sin kommunikationsstrategi.

En stor del av kommunikationsstrategin handlar om förändringsledning, som är livsviktigt för att lyckas med ditt nya eller uppdaterade intranät. Informera om de förändringar som kommer för att skapa delaktighet och intresse. Ofta innebär nya funktioner och möjligheter på intranätet även en beteendeförändring för dina användare.

Involvera verksamheten genom att engagera intressenter och användare i design- och utvecklingsarbetet. Genom att delta i workshops, användarstudier, och få en möjlighet att påverka det som faktiskt levereras skapas rätt förutsättningar för att din lansering tas väl emot och används.

Våra multidisciplinära team av experter inom områden som strategi, kommunikation, UX och arkitektur säkerställer en röd tråd genom alla delar av din intranätstrategi genom att sy ihop viktiga intressenter från verksamheten, HR och IT så att alla arbetar mot ett gemensamt mål och för att skapa en fantastisk användarupplevelse.

Steg 8: Implementering och lansering

Plan både för nya intranät, eller nya funktioner, organisationsförändringar etc.

Din implementationsplan bör vara anpassad till din organisation och verksamhet och dess förutsättningar. Både organisatoriska och geografiska aspekter behandlas, samt beroenden till andra relaterade och icke relaterade initiativ som kan påverka samma användare. Om implementationen är mjuk för verksamheten och för användarna får man ett mer öppet mottagande och ett större användande på kortare tid.

Lansering av ett nytt intranät eller ny funktionalitet kan med fördel stöttas genom marknadsföringsaktiviteter i en mängd olika kanaler där man visar hur intranätet stöttar verksamhetens kultur och värderingar och tillhandahåller rätt funktionalitet som passar in i hur de anställda vill arbeta och vad de är mottagliga för. Om man har gjort tidigare delar av strategi- och designarbete på rätt sätt är denna del både enkel och kraftfull.

Under implementering och vid lansering är det också viktigt att ge användarna bra utbildning och support för att uppmuntra rätt beteenden och tidigt fånga eventuella frågeställningar och otydligheter. 

Strategi för den digitala arbetsplatsen

Många intranät växer in i rollen som portal, hubb eller kärna i den digitala arbetsplatsen på ett naturligt sätt, och därför blir också ofta kopplingen mellan en verksamhets intranät och digitala arbetsplats väldigt tydlig.

Omfattningen här är dock betydligt bredare, det handlar inte bara om webbaserad information, kommunikation och samarbete som ofta är fokus för ett intranät, utan om både andra typer av arbetsplatser och andra typer av verktyg.

Det finns många olika definitioner av den digitala arbetsplatsen, vi tycker om att se det som att man på ett holistiskt sätt med användarupplevelsen i centrum levererar olika applikationer, verktyg och plattformar på ett enhetligt sätt för att höja produktiviteten och förbättra det digitala arbetsklimatet för alla användare.

Vill du ta ditt intranät vidare till en digital arbetsplats?

Vi hjälper hjälper gärna till! Vårt ramverk för intranätstrategi kan med fördel användas även i detta bredare syfte. Kontakta oss så återkommer vi till dig inom kort. 

Referenser

BillerudKorsnäs gav under 2013 NetRelations uppdraget att skapa ett nytt intranät på EPiServer till…

Hultafors Group AB har flera olika varumärken representerade i närmare 40 olika länder. Detta ställer…