Blogg

Vi summerar Intranätverk i Göteborg

  • 03 juli 2017
  • 0

Vi har sedan länge samarbetat med Intranätverk på flera olika orter, och för en tid sedan var det dags igen för en ny omgång av konferensen Intranätverk, denna gång i Göteborg. Vi deltog den här gången med flera representanter på plats och vår prisbelönta kund Martin & Servera var inbjuden som grand finale på scen.

Artikelverktyg:

Men vi börjar i en annan ända av lokalen, där Intra2 gav deltagarna möjlighet att botanisera bland intranätstartsidor från en mängd olika kända och okända företag och verksamheter. Jag tycker personligen att detta är väldigt spännande att se, det finns så många dimensioner att analysera bara från att se en startsida, dess layout och komponenter. Och lika intressant är det att se hur informationsstrukturen skymtar med navigering mm. Nu får man naturligtvis inte tillgång till bakomliggande information och insikter, men man kan ändå identifiera mönster och trender, samt få lite inspiration på nya vinklar på tidigare bekanta element.

En uppenbar iakttagelse är att verktyg fortsätter att få allt större vikt, plats och funktionalitet. Det är inte längre bara en länklista eller snabbmeny, utan mer kompletta verktygsportaler med rik information och funktionalitet direkt på intranätet. Vi börjar också se att medarbetarfokuset ökar, och på mer kreativa och engagerande sätt än den klassiska födelsedagslistan.

KappAhl - ett intranät som stöttar både det digitala och fysiska kundmötet

När vi sedan flyttar uppmärksamheten till scenen tar Mikaela Månsson från KappAhl plats för att berätta om hur deras resa mot ett nytt intranät har påbörjats tillsammans med alla medarbetare och med fokus på att stötta kundmötet digitalt och i butik. Hon lyfter några framgångsfaktorer som jag gärna repeterar:

  • Stå emot internt tryck att bara använda teknik som redan finns i huset.
  • Bryt historien av vattenfallsprojekt och hitta till en mer agil metodik.
  • Investera i en strategisk förstudie för att skapa insikter om användarnas behov och affärsmål, samt hur dessa kan samspela med varandra och leverera värde för slutkunden.
  • Genomför en relativt omfattande uppstartsworkshop med nyckelpersoner för att skapa samsyn om nuläge och målbild. Denna modell liknar starkt den kraftfältsanalys som vi gärna genomför i våra projekt, och som även lägger grunden för det interna förankringsarbetet.

KappAhls befintliga intranät har varit begränsat och drivit muntliga invanda mönster som skapar ineffektivitet. Det nya intranätet vilar istället på en vision och syften att stötta kundmötet i alla lägen och samtidigt stärka medarbetarupplevelsen. Den här tydligheten kring hela kedjan från medarbetare, genom verksamhet, till slutkund är otroligt viktig och en av grundbultarna i hur vi på NetRelations arbetar med upplevelsestrategi

Förutom Mikaelas passion för intranät tar jag med mig ett av de mest talande exemplen jag någonsin hört på hur medarbetare hittar sina egna workarounds när den digitala arbetsplatsen inte ger det stöd man behöver: ett butiksbiträde får en materialfråga från en kund, hon söker på intranätet i kassan men får inga svar, hon fångar då en securitas-vakt och ber honom att söka på produktmaterialet på sin mobil så att hon sedan kan smygläsa det och ge kunden ett svar. Kreativt var ordet!

Svenska Spel - ett intranät med fokus på innehåll, relevans och stolthet

Vi fick sedan höra Karl Brännström från Svenska Spel berätta om arbetet med deras intranät Hemmaplan, som 2016 utsågs till Nordens bästa digitala arbetsplats. Svenska Spel har jobbat med ett tydlig fokus på medarbetarnas delaktighet och engagemang, inte bara för att skapa en digital arbetsplats med bra innehåll och relevanta verktyg som används av alla, utan för att skapa något som framförallt bygger stolthet.

Det är också nämnvärt att man genomförde en större förstudie och ett etablerande projekt under 2011 men har sedan dess genomfört allt arbete i förvaltning. Några framgångsfaktorer för detta arbete har varit:

  • Genomför kravställning i dialog med hela teamet
  • Betalansera och testa på riktiga användare, utvärdera och anpassa
  • Håll det enkelt genom att kombinera standardfunktionalitet och anpassningar

Resultatet är en digital arbetsplats med fokus på verktyg genom en anpassningsbar verktygslåda som alltid är synlig och tillgänglig, och fokus på en fördjupad läsupplevelse i reportageformat med mycket text, bilder och citat. Detta tillsammans med KPIer från verksamheten skapar delaktighet och engagemang.

Tillbaka till det här med att bygga stolthet med hjälp av sitt intranät. På Svenska Spel talar man om det demokratiska intranätet, och värdegrunder som ”Alla medarbetare till startelvan” och ”Alla kan delta på samma villkor”. Något som tilltalade mig lite extra var hur man också sätter värdegrunden för alla användare med ”Visa dig från din bästa sida” – tänkvärt om mentalitet och uppmaning om hur man ska bete sig på intranätet.

SVT - en innehållsstruktur baserad på användarnas önskemål

Sedan berättade Johan Simon från SVT om den transformation dom genomgått för att skapa ett intranät som bättre stöttar medarbetarna. I januari 2016 avslöjade en undersökning att majoriteten av medarbetarna inte fick sina behov tillgodosedda, dom kunde inte hitta eller göra det dom ville. Hela 94 % var missnöjda med sökfunktionen och 78 % var missnöjda med intranätet som helhet. Användningen och räckvidden var låg och blev bara lägre i takt med att andra system växte fram som inofficiella alternativ. Det här är ett klassiskt exempel på resultatet av att inte ha en strategi för sitt intranät, och man började steg för steg att åtgärda nyckelpunkter som alla finns i den modell som vi på NetRelations arbetar med för intranätstrategi

Man började med att kartlägga användarnas behov, men insåg att man även behöver förstå verksamhetens mål och förväntningar för att få hela bilden. Man valde sedan att sätta fokus på kultur, varumärke och stolthet i kombination med nya insikter och kunskap. Därifrån utgick man ifrån Aarron Walters pyramid of emotional design, och började från vänster med en ”skärva av allt” så att man kunde fokusera på det som ger mest effekt och samtidigt få med sig alla lager i pyramiden. Modellen har visat sig falla väl ut och planen är nu att arbeta vidare mot en digital arbetsplats skärva för skärva, och alltid tänka på alla lager i pyramiden.

En stor del av arbetet för SVT har handlat om att bygga om struktur och navigering till att utgå ifrån ämnen istället för organisation och avsändare. Man har transformerat innehållet med en strukturerad process som parallellt designar nya sidmallar, ny struktur och nytt innehåll. Det har haft en del utmaningar men har samtidigt etablerat förståelse och samarbete mellan alla olika intressenter kring intranätets innehåll. Det här är något jag ser visar sig gång på gång – vikten av tydlighet i roller, ansvar och arbetssätt för att skapa bra innehåll som ger värde.

Martin & Servera - ett prisbelönt intranät som skapar "koll på läget"

Slutligen var det dags för vår kund Tobias Mossop från Martin & Servera att berätta om hur man har skapat Sveriges bästa intranät – en utmärkelse som man nu vunnit två år i rad i Web Service Awards.

När Tobias påbörjade resan för några år sedan fanns inget intranät alls - allt hanterades med e-mail och på filserver med 11 000 mappar och 250 000 filer. Uppdraget var att bygga ett intranät kring samordnad varudistribution, och få medarbetarna att prata med varandra. Man började med att sätta ett tydligt men enkelt syfte för intranätet – ”koll på läget”, för det var just det som användarna saknade. Man ville arbeta användarcentrerat, med professionell innehållsredaktion, och ständig vidareutveckling.

Tobias påvisar likheten mellan attribut hos en attraktiv arbetsgivare och ett bra intranät, där man vill känna mening, förstå sammanhang, bli sedd och uppskattad, få svar på sina frågor, och enkelt hitta det man söker. Detta tillsammans med ambitionen att komma snabbt igång och sedan jobba med kontinuerlig utveckling gjorde att man tog utgångspunkt i NetRelations intranätpaketering, som man sedan över tid gjort tillägg och anpassningar på. Bland annat har man arbetat med struktur och layout baserat på användarnas behov och användningsmönster som man analyserar från intervjuer och webbstatistik.

Att ta ansvar för det redaktionella innehållet och förädla allt material med handpåläggning har varit centralt för att bygga förtroende för innehållet och detta är ledstjärnan i att de drygt tvåtusen användarna idag älskar sitt intranät. Med meningsskapande kommunikation och en journalistisk redaktion har Martin & Servera skapat intresse och engagemang för alla medarbetare, oavsett man jobbar med försäljning eller kör truck. Man har också tagit fasta på att allt inte är intressant för alla, och hanterar personalisering i en komplex organisation med många olika målgrupper i en utspridd geografi. 

Om Intranätverk

Intranätverk vill skapa en serie deltagande, engagerande och lärande intranätkonferenser för alla deltagare. Intranätverk består av mer än en färdig agenda med talare som vi bara lyssnar till. Presentationerna på konferenserna är 20 minuter långa, fokuserade och med efterföljande frågestund på 5 minuter. Man kör högst tre presentationer efter varandra varefter det finns avsatt tid för nätverkande. Alla ska bidra och delta för vår erfarenhet säger att då lär man sig mycket mer.

På Intranätverk ges det många tillfällen att diskutera, nätverka och ställa frågor. Alla deltar på samma villkor och talarna deltar också under hela konferensen. Antalet deltagare är begränsat till max 100 deltagare, då det ger bäst förutsättningar till lärande!

Vill du veta mer om hur vi jobbar med att skapa intranät som uppskattas av användarna?

Välkommen att kontakta oss via formuläret så återkommer vi inom kort.

0 kommentarer

Skriv kommentar