Blogg

Vad är ett intranät? Ett filosofiskt resonemang om intranätets roll i den moderna digitala arbetsplatsen

  • 11 maj 2018
  • 0

Med en meningsfull definition och ett holistiskt synsätt kan intranäten fortsätta att utvecklas och nå helt nya höjder av värdeskapande för alla organisationer. När den digitala arbetsplatsen blivit verklighet är intranätets roll viktigare än någonsin förut.

Artikelverktyg:

Vad är ett intranät?

Denna till synes enkla fråga har naturligtvis även ett till synes kort och enkelt svar, och många beskriver ett intranät som en ”intern webbplats” eller något liknande. Vi kan till och med låta Svenska Akademin besvara frågan och definiera ett intranät som ett ”internt datornät inom en organisation”.

SAOL

intra|­nät substantiv ~et; pl. ~

• internt dator­nät in­om en organisation

Men vänta nu, ”intern webbplats”, betyder det att endast anställda får komma åt det och endast när dom är på sin arbetsplats? Och ”internt datornät”, betyder det att allt som hänger ihop är en del av intranätet? De korta och enkla svaren kanske inte är så tydliga, kompletta, eller ens korrekta när man tänker ett steg till.

En anledning till detta är att intranätets roll har utvecklats och mognat med åren i takt med det syfte och uppdrag intranätet har, och en gång i tiden kanske svaret var enkelt men idag är så inte längre fallet. Så hur skulle det se ut om definitionen av ett intranät istället baserades på dess grundläggande syfte?

”Ett intranät ska stötta medarbetare att utföra sina uppgifter genom att tillhandahålla riktlinjer, facilitera internkommunikation, underlätta samarbete, samt förstärka företagskulturen.”

Det känns mer rätt, men vi vet även att syftet är väldigt olika för olika organisationer och verksamheter, och till och med för olika delar inom samma organisationer, vilket också gör betydelse för och gränsdragningar kring intranätet väldigt varierande.

Jag tycker inte vi ska hänga upp oss på att hitta EN definition av vad ett intranät är – det handlar istället om vad som är meningsfullt och värdefullt för varje enskild verksamhet och situation.

Stefan Strömquist Intranätstrateg, NetRelations

Ställ er därför istället frågan vad ett intranät är för er och investera i den förståelsen, där finns det rätta svaret. Och det är då vi också förstår vikten av en intranätstrategi, och varför en intranätstrategi inte är den andra lik. Men förståelsen för vad intranätet är kanske inte ens är intressant för fler än de som arbetar med intranätet. För användaren spelar det ingen roll om resan för att lösa en uppgift tar dom via tjänster och system utanför intranätets gränser, man har ändå funnit (eller inte funnit) sina svar ”på intranätet” för att det var där man startade, eller för att det såg ut som intranätet.

Vi kan bredda den diskussionen ytterligare ett steg och lägga till begreppen ”externwebb”, ”extranät” och ”portal”. En ”externwebb” som traditionellt syftar till den externa budskapsplattformen, ”extranät” som på samma sätt syftar till en samarbetsplattform där verksamheten möter externa partners, leverantörer osv, och en ”portal” som tillhandahåller ingångar till den samling verktyg och tjänster som användarna behöver. Men även dessa definitioner och distinktioner känns förlegade i dagens digitala samhälle. Det är så många likheter mellan ”intranät”, ”extranät”, ”portal” och ”internet”, och framförallt så många mervärden med att skapa kopplingar mellan dessa så att gränserna mellan syfte, mening och teknik suddas ut alltmer. Se bara på hur vi tillsammans med Nacka kommun skapade en enhetlig digital plattform som innefattar alla dessa delar.

Den utveckling vi sett för intranät kan i efterhand sägas varit naturlig, men det har samtidigt blivit svårare att förutse, prioritera och planera arbetet kring intranät. Och i många fall även svårare för användarna att få den hjälp dom behöver för att utföra sina uppgifter. Vi behöver ett mer holistiskt synsätt sett till både vidden av tjänster och kanaler, och till kedjan från medarbetare till slutkund. Vi behöver se till hela den digitala arbetsplatsen och hur intranätet kan skapa värde där. För att förstå hur vi gör det tittar vi först närmare på intranätets utveckling.

Intranätens tidsperioder

Det finns idag många föreslagna mognadsmodeller för intranät och digitala arbetsplatser, men om vi istället ser till de tidsperioder som intranäten tagit sig igenom under historien definierar jag följande klassificering.

Cryogenian

Mycket enkla intranät tar form baserat på den webbteknik som sprids kommersiellt över hela världen. Initialt beståendes endast av ett fåtal sidor med länksamlingar som över tid utvecklades till informationssidor, nyhetsbrev och dokumentsamlingar. Intranäten lär sig rudimentär envägskommunikation från centrala delar till periferin av cellen.

Jurassic

Nya tekniska möjligheter och större förståelse för möjligheterna internt gör att IT och HR ansluter kommunikationsavdelningen i arbetet. Tiden för att kläcka nya intranät förkortas och en ny form av portal ser ljuset där bättre sökmöjligheter och länkar till relaterade verktyg blir vanliga. Intranäten blir mer interaktiva och värdeskapande, men begränsas fortfarande av stela och klumpiga funktioner.

Paleogene

Den sociala vågen sveper över världen och in över intranäten som ger användare möjlighet till nya former av dialog, kommunikation och samarbete. Användarprofilerna vidareutvecklas och det blir enklare att hitta och kontakta andra individer i populationen. Värdet av design sprider sig till interna applikationer och intranäten börjar få utseenden som liknar system och tjänster på utsidan. Artrikedomen av tjänster exploderar och djupare integrationer med andra system blir naturligt. Användande på mindre enheter och utanför det naturliga habitatet ökar.

Neogene

Informationsanalys och maskinlärande blir mer sofistikerat vilket ökar personalisering, relevansen och möjliggör rekommendationer. Realtidsinformation och artificiell intelligens som beslutsstöd sprids och en kultur av innovation uppmuntras kollektivt. Användarupplevelsen blir mer central och förståelsen för värdet av intranät ökar genom ett holistiskt synsätt på hela ekosystemet som sammankopplar intranätet med andra tjänster, verksamheten och slutkunderna.

Den digitala arbetsplatsen

Idag står vi mitt i en mycket snabb utveckling och expansion av det som kallas ”den digitala arbetsplatsen”. Begreppet ”digital arbetsplats” är inget nytt men spridningen och innebörden har utvecklats mycket och framförallt har fotfästet i styrelserum och ledningsgrupper ökat markant.

Teknikens möjligheter tillsammans med samhällets utveckling och ökade krav på produktivitet, användbarhet, distansarbete och flexibilitet gör att den digitala arbetsplatsen inte längre är valfri för organisationer, utan snarare en förutsättning för att överleva. Det behövs en kultur, ett arbetssätt och en infrastruktur som genom en fantastisk användarupplevelse uppmuntrar innovation och utveckling, och det är detta som jag anser är det övergripande syftet med den digitala arbetsplatsen. Ett modernt intranät som baseras på helhetsupplevelsen och verksamhetens strategi kan ha en enorm positiv inverkan på allt detta.

Intranätens framtid

Betyder då detta att intranäten är utdöende? Facebook vill såklart gärna hävda det och att allt man behöver nu är deras Workplace, men det är min bestämdaste åsikt att det är precis tvärtom. Intranätens roll i arbetsplatsen som central knytpunkt, hub eller portal har aldrig varit viktigare än nu.

Tiden är förbi när en plattform kunde lösa allt och vi lever redan i en verklighet med en mängd olika system och tjänster som behöver sammankopplas på ett enkelt, intuitivt och smart sätt för användarna – så att dom kan skapa värde på riktigt hela vägen ut till slutkund. Med integrationer, söklösningar och ny teknik inom exempelvis ML, AI och XR kan intranätet bli knytpunkten i den digitala arbetsplatsen. Och vi behöver se till medarbetarupplevelsen i varje beröringspunkt med verksamheten, med de system och verksamheten erbjuder, och med de kunder som verksamheten har för att lyckas.

Intranäten har utvecklats och kommit så långt och har en enorm potential och kraft att fortsätta utvecklas. Det vore ett misstag att försöka stoppa eller begränsa det.

The kind of control you're attempting simply is... it's not possible. If there is one thing the history of evolution has taught us it's that life will not be contained. Life breaks free, it expands to new territories and crashes through barriers, painfully, maybe even dangerously, but … life finds a way.

Dr. Ian Malcolm Jurassic Park

Med en upplevelsestrategi för hela ekosystemet säkerställer vi rätt förutsättningar, rätt fokus och rätt investeringar. Både för intranätet och för den digitala arbetsplatsen i stort. Intranäten är, och förblir, ett nyckelverktyg för produktivitet i arbetet och kommer vara en viktig del i den nya typen av arbetsplatser som vi nu ser formas.

Är du nyfiken på hur vi på NetRelations tänker kring morgondagens digitala arbetsplatser?

Tveka inte att ta en kontakt med oss via formuläret så pratar vi gärna mer om just dina möjligheter och utmaningar. 

0 kommentarer

Skriv kommentar