Blogg

Starta förvaltningen tidigare - eller konsten att dricka champagne oftare

Ni vet känslan. Den nya webbplatsen är lanserad och champagnen är öppnad. Projektgruppen är lyckliga att ha gått i mål, och alla är nöjda och glada. Men även om ett webbplatsprojekt har ett definierat slut har inte din webbplats det. För det är nu det börjar. Att förvalta, bygga vidare och optimera vad det initiala projektet levererade. Står man då oförberedd och utan en plan för det fortsatta arbetet kommer givetvis den ack så viktiga förvaltningen att få en trögare start.

Artikelverktyg:

Projekt är en kompromiss

Ett projekt har sina utmaningar som ni vet. Den berömda projekttriangeln där tid, pengar och kvalitet är styrparametrar visualiserar detta på ett väldigt bra sätt. För att vara helt ärlig är det oftast kunden som vill ha projektleverans vid en viss tid till en specificerad kostnad, medan leverantören gärna ser att omfattningen blir så omfångsrik som möjligt för att kunna leverera mycket och med kvalitet. Projekt tenderar därför alltid att bli en kompromiss där någon av dessa styrparametrar är viktigare än de andra. Är tiden det viktigaste kan man behöva ta tekniskt kortsiktiga genvägar, och är projektbudgeten tajt kan heller inte alla önskemål om funktionalitet infrias inom ramen för projektet.

När ett projekt gått i mål finns det nästan alltid en ganska lång lista på mer funktionalitet som identifierats som önskemål och behov under projektets gång. Det kan också finnas en teknisk skuld, eller ”code smell” med bristfällig kod som kommer behöva hanteras i framtiden (trots varningsklockor ryms åtgärder inte inom projektet). Och hur kommer det gå med alla mål och nyttoeffekter som projektets resultat var tänkt att leverera?

Förvaltningen är en superhjälte

Betänk att en livscykel för en webbplats är ca 4 år, och att förvaltningen vanligtvis utgör ca 80 % av den totala budgeten under denna tid. De siffrorna får verkligen betydelsen av det initiala projektet att framstå som något lägre, eller hur? För det är under förvaltningen som mål följs upp, funktionalitet optimeras och där det säkerställs att investeringen får rätt effekt. Förvaltning är så mycket mer än incidenthantering.

För att titta tillbaka på projekttriangeln igen har ett projekt nästan alltid ett större fokus på tid medan förvaltning istället kan fokusera på kvalitet. Med en uppdragsstyrd förvaltning ges det förutsättningar för ett löpande och utvecklande optimeringsarbete som medför en fortsatt hög förvaltningsbarhet och uppföljning att webbplatsen upplevs och används på bästa sätt.

Lämna över stafettpinnen snyggt

Som jag nämnde tidigare är det dock inte särskilt genomtänkt att tro att man på ett bra sätt kan gå från ett projektavslut till förvaltning över en natt. I god tid under projektets gång bör övergången till förvaltning planeras. Vissa kallar detta för en överlämningsarena mellan projekt och förvaltning.

Överlämningen blir förstås extra viktig om förvaltningsorganisationen inte innehåller medlemmar ur projektgruppen. I sådant fall är en mer omfattande kompetensöverföring helt nödvändig, och om förvaltningsorganisationen kan medverka åtminstone i projektets slutfas bör detta erbjudas.

Att etablera en förvaltningsplan redan under projektet är en god idé. I förvaltningsplanen dokumenteras bland annat kontaktpersoner och deras roll, övergripande teknisk lösningsbeskrivning och rutiner för exempelvis test och driftsättning. Det är också viktigt att uttalade krav och mål med projektet även förs vidare in i förvaltningen. Funktionella krav brukar alltid finnas, men glöm ej heller att också fundera kring icke-funktionella krav såsom prestanda, säkerhet och kodstandard. För en löpande, långsiktig förvaltning är detta viktiga krav att förhålla sig till.

                                               

En förteckning på de saker som eventuellt (läs antagligen) inte hanns med inom ramen för projektet samt nya identifierade önskemål ska också lämnas över till förvaltningsorganisationen för framtida hantering.

Tänk förvaltning direkt

För att sammanfatta: det är av största vikt att man tänker förvaltning direkt. Kunden vill självklart att den initiala investeringen förvaltas och förädlas och kontinuerligt skapar värde och nyttoeffekter under hela webbplatsens livslängd. Och en leverantör som ges möjligheter att skapa just detta har all anledning att vara nöjd.

Här är punkter som bör beaktas redan vid projektstart: 

  • Etablera en förvaltningsplan redan under projektet.
  • Säkerställ att en gedigen kompetensöverföring till förvaltningsorganisationen sker.
  • För vidare alla projektmål och krav som förvaltningen också måste förhålla sig till.
  • Var tydliga med eventuell teknisk skuld som förs vidare in i förvaltning
  • Skapa förutsättningar för en proaktiv förvaltning som är uppdragsstyrd, inte enbart händelsestyrd.

Så genom att tänka långsiktigt och bortom det initiala projektavslutet kan det bli många fler anledningar att dricka champagne under webbplatsens hela livslängd.

Vill du veta mer om hur vi jobbar med förvaltning på NetRelations?

Läs mer om vårt förvaltningserbjudande och kontakta oss via formuläret så berättar vi gärna mer. 

0 kommentarer

Skriv kommentar