Blogg

SharePoint som dokumenthanteringssystem

En väl fungerande dokumenthanteringslösning i SharePoint handlar mer om planering och förarbete än om traditionell utveckling. Plattformen som sådan är extremt kompetent och flexibel, men utan en tydlig och väl underbyggd informationsstruktur och processförståelse kan den varken förenkla eller effektivisera arbetet i någon organisation.

Artikelverktyg:

SharePoint som dokumenthanteringssystem

Många företag använder Microsoft SharePoint Server, SharePoint Foundation eller Office 365 för sina dokumenthanteringsbehov. Vår erfarenhet är att standardfunktionaliteten gör ett bra jobb när man vill hitta något enkelt att komma igång med, men att många glömmer bort att man behöver anpassa funktioner och arbetssätt för att stötta sina processer och skapa verklig verksamhetsnytta.

Dokumenthantering – en trestegsprocess

Ett dokumenthanteringsprojekt kan, som många andra projekt, delas in i tre huvudsakliga delar; planering, genomförande och införande. I planeringsskedet tas ett helhetsgrepp kring organisationens behov både vad gäller lagring och hantering av dokument. I ett antal workshops identiferas en rad viktiga parameterar, såsom:

  • Informationsmängden i nuläget och hur den kan förväntas växa över tid.
  • Geografisk spridning hos användarna för att säkerställa att alla har snabb tillgång till de dokument de behöver.
  • Design av informationsstruktur där vi identifierar dokumenttyper, den information som är kopplad till en viss dokumenttyp (metadata) och den struktur som skapar bäst ordning och störst tillgänlighet för användarna.
  • Processer och flöden relaterade till olika typer av dokument.

Där planeringsfasen slutar tar genomförandefasen vid. I vissa fall räcker det med enbart uppsättning och konfiguration av standardfunktioner i SharePoint för att skapa de anpassningar som behövs, men ibland finns det också krav på funktioner som inte ingår i plattformen. I dessa fall utvecklas tillägg och anpassningar som tillsammans med standardfunktionaliteten ser till så att systemet kan tillgodose organisationens behov. Detta bör alltid göras i enlighet med Microsofts best practices för att skapa en lösning som är enkel att förvalta och uppgradera.

När planeringen är gjord och utvecklingen är utförd vidtar införandefasen. Här är det viktigt men på förhand bestämd införandeplan som också efterföljs. Lösningen behöver förankras och marknadsföras internt inom organisationen under hela projektets gång.

2 kommentarer

Skriv kommentar

Hej <br /><br /><br />Önskar snabb kontakt.

Hej Ann-Kristin! Vi hör av oss till dig snarast möjligt.