Blogg

Office 365 - När ska jag använda vad?

  • 26 oktober 2015
  • 0

Office 365 innehåller en mängd olika saker såsom Outlook, OneDrive, Skype for Business med mera. Det är inte alltid helt uppenbart när man ska använda vad och till vad, särskilt inte när en del funktionalitet överlappar.

Artikelverktyg:

Det kan också vara svårt att se fördelar och nyttja vissa saker beroende på var man kommer ifrån och vad man är van vid. För en organisation som använder e-post flitigt kan det till exempel vara lättare att börja med Office-grupper än med Yammer. Det måste inte heller vara så att vi behöver välja antingen eller, man kan ha olika verktyg som passar för olika saker vid olika tillfällen. En organisation kan också utvecklas, förändra processer och arbetssätt och bli duktigare på att använda viss teknik, så det här är en fråga som är ständigt aktuell.

Vad innehåller Office 365?

Office 365 är en prenumerationstjänst som kan innehålla en mängd olika saker. Dels kan man få tillgång till desktop-applikationerna Word, Excel m.m. som de flesta kanske tänker på när de hör ordet Office. Dessa är även tillgängliga i molnet tillsammans med andra applikationer som endast finns där som t.ex. Yammer och Office Video. Bilden nedan visar en del av det vi kan använda i Office 365. Office 365-grupper kan användas för att koppla ihop information, användare och applikationer över hela Office 365.

Källa: www.itunity.com

Samarbete och kommunikation

När vi använder Office 365 är det till största delen för samarbete och kommunikation. Man kan då fråga sig hur viktigt något är och hur stor spridning det vi gör och delar bör ha. Med det i åtanke illustrerar bilden nedan ett sätt att se var de olika applikationerna passar in:


Kommunicerar man med endast en eller ett fåtal är ofta Skype, Outlook eller Yammer Private Messaging att föredra. För en större grupp fungerar Office 365-grupper, Yammer-grupper eller Skype.

Som tidigare nämnts är det inte alltid man använder endast ett verktyg. Ska man t.ex. skapa och publicera en film på Office Video-portalen så kanske man behöver diskutera innehållet i Yammer och Skype, ta fram presentationsmaterial i PowerPoint som man sparar i OneDrive och skicka e-post till berörda personer med Outlook. Bilden nedan visar ett exempel på när man vill planera ett event:


Planerandet av detta event går till på följande vis:

  • Skapa en inbjudan i Outlook för att planera ett event.
  • Skype for Business används för att ansluta till mötet, vi delar anteckningar i OneNote. I Delve hittar vi relaterade dokument som är nyttiga för detta möte.
  • En Office 365-grupp används för att samla in feedback, vi drar även med några Yammer-grupper där folk kan ha synpunkter.
  • SharePoint kommer till användning när vi behöver skapa en site där användare kan skicka in requests med hjälp av anpassade formulär.
  • När vi sedan kör eventet i Skype spelar vi dessutom in det, videon publiceras på Videoportalen och länkas till SharePoint

Yammer eller Office 365-grupper?

Det råder en hel del diskussion just nu om vad man ska välja, Yammer eller Office 365-grupper. Funktionaliteten överlappar en hel del här och under Ignite 2015 i våras så pratade Microsoft väldigt mycket om Office 365-grupper och inte speciellt mycket om Yammer. En del har tolkat det som att Yammer kommer försvinna på sikt. Så behöver det absolut inte vara. Att Office 365-grupper lyftes fram beror säkert till stor del på att det är något nytt som Microsoft vill berätta om. Det finns å andra sidan en hel del som förutspår att Yammer inte väger så tungt hos Microsoft längre, Wictor Wilén skrev en del tänkvärda argument om Yammers osäkra framtid här: Has Yammer played out its role?

Microsoft köpte Yammer för 1.2 miljarder och det finns miljontals användare världen över så Yammer kommer förmodligen inte försvinna i morgon. Vi får se vad som händer med Office 365-grupperna och övriga applikationer framöver och hur stor plats de tar.

Med det sagt så ser många på Office 365-grupper som ett mer naturligt sätt att arbeta för de som är vana vid distributionsgrupper och som bor i Outlook och Yammer för användare som är vana vid den typen av kommunikation. Men som sagt det ena behöver inte utesluta det andra.

Var sparar jag dokument?

Dokument kan man ju spara på många ställen som till exempel i OneDrive eller i SharePoint. Jag såg följande på Twitter häromdagen som jag tycker sammanfattar det kort och koncist:

OneDrive = Me
Office365 Groups = We
SharePoint Team Site = We+Process
@bniaulin at #Uconnect

Behöver man granska och godkänna dokument så är SharePoint ett bra ställe att lägga sina dokument där man kan använda sig av de inbyggda eller anpassade arbetsflödena. Office 365-grupper passar för att lägga dokument man behöver dela med sitt team eller med en intressegrupp. E-post är däremot sällan ett bra sätt att dela dokument på, då får man lätt olika versioner av samma dokument som någon måste sammanställa. Det går naturligtvis bra att skicka en länk eller en referens till ett dokument som ligger i OneDrive eller SharePoint med e-post.

Scenarios

Richard Harbridge och Kanwal Khipple har gjort en sammanställning över några generella rekommendationer för vad som passar till vad i följande bild:


Bilden ovan täcker in en del av Office 365 och en del av de frågetecken man kan ha. Detta är något man kan ha som utgångspunkt i sina funderingar när man ska skapa eller dela med sig av något. Men det här är samtidigt något som förändras hela tiden, Praise är en funktion som nyligen flyttade in i Delve vilket kanske också visar på Yammers framtid?!

Det beror på

Så vad ska man använda bland alla verktyg som är tillgängliga i Office 365? Det tråkiga svaret är att det beror på. Detta inlägg berör också endast en del av möjligheterna i Office 365 och det kommer nya uppdateringar och verktyg hela tiden så frågan är ständigt aktuell och väl värd att fortsätta diskutera. Vad man kan säga är att det sällan är endast ett visst verktyg som är det givna.


Vill du veta mer om hur du kan nyttja Office365 på din digitala arbetsplats?


Tveka inte att kontakta vår Försäljningschef Filip Berglund så berättar han gärna mer om hur vi kan hjälpa dig.

0 kommentarer

Skriv kommentar