Blogg

Intranätstrategi och varför den ena aldrig är den andra lik

två-medarbetare-tittar-på-datorskärm

Ett intranät utan mening, utan syfte, utan styrning, kommer sällan eller aldrig att vara rätt eller så bra det skulle kunna vara för en organisation. Fokus och prioritet behöver ligga på att etablera ett strategiskt fundament och ramverk som säkerställer att intranätet har väldefinierade syften, mål, styrning och organisation. 

Artikelverktyg:

I bästa fall sker detta vid starten av ett projekt för ett nytt intranät eller inför ett större omtag för ett befintligt intranät så att det kan styra hela design- och implementationsprocessen, men det kan naturligtvis också skapa ett värde genom att definiera en strategi som genom små inkrementella förändringar formar ett intranät som passar verksamheten och levererar användarnytta och affärsvärde.

Ok, så vi är överens om att alla intranät behöver en strategi. Vad är då en intranätstrategi?

Enkelt uttryckt så är en intranätstrategi det som definierar ett intranäts mål, riktning och hur man ska utveckla intranätet i den riktningen. De minsta gemensamma beståndsdelarna av en intranätstrategi utgörs av följande aktiviteter med dokumenterade leverabler.

  1. Definiera vision, syfte och målsättningar med utgångspunkt i hur intranätet kan stödja användarna och verksamhetens strategiska mål
  2. Undersök verksamhetens behov och uppgifter som användarna (målgrupperna) behöver hjälp med, och hur dom är prioriterade mot varandra
  3. Etablera en nyttoutvärderingsplan för att kunna mäta och optimera hur intranätet levererar mot målen och utvecklas mot visionen
  4. Implementera en organisation som kan äga, styra, leda och driva arbetet kring intranätet, och säkerställ stöd för intranätstrategin från viktiga intressenter
  5. Fastställ de regler och riktlinjer kring governance som säkerställer att bland annat krav, utveckling och innehåll hanteras på ett strukturerat och effektivt sätt
  6. Planera intranätets utveckling och roadmap baserat på den strategiska kunskap man nu har om intranätets roll och syfte i organisationen

Listan ovan är en komprimerad sammanställning av nyckelaktiviteter i vår process för intranätstrategi, där man också finner andra områden som man med fördel arbetar strategiskt med kring ett intranät, exempelvis integrationer och implementation.

Ok, så vi är överens om vad en intranätstrategi är och att alla intranät behöver en. Då kan man väl bara kopiera från någon som redan gjort jobbet?

Sorry, att använda andras intranätstrategier rakt av och tro att det ska fungera håller inte. One size does not fit all. Det är många faktorer kopplat till en verksamhet och en organisation som påverkar intranätstrategins innehåll och fokus och som gör den unik, exempelvis:

  • Verksamhetens strategi och mål: Strävar man mot att expandera eller konsolidera? Vill man öka innovation eller sänka kostnader?
  • Typ av verksamhet, syfte och mål med verksamheten: Är det en B2B-verksamhet med fokus på snabba leveranser, eller är det en hälsoorganisation inom offentlig sektor? Bygger man en produkt eller levererar man tjänster?
  • Antal, demografi och geografisk spridning av anställda: Har man 15 anställda ungdomar på ett kontor eller är man 15 000 medarbetare med stort åldersspann på fabriker över hela världen?
  • Mognad och öppenhet kring förankring och förändringsarbete: Är man mottaglig för transparens och kan skapa en feedbackdialog, eller behöver information och utbildning ske mer kontrollerat?
  • Kultur och arv kring styrning och samarbete: Finns det en konsensuskultur eller är man van att allt toppstyrs? Är vanan av öppenhet och digitalt samarbete hög eller låg? Vill man dela med sig eller hålla på kunskap och information? Känner medarbetarna varandra väl eller är det vardag att söka kunskap från och samarbeta med okända kollegor?
  • Beroenden till andra system: Finns det andra närbesläktade system redan på plats eller på väg att implementeras som man behöver ta hänsyn till eller ska intranätet ta en bredare roll?
  • Tillgång till nyckelinformation: Finns det kontroll på masterdata för exempelvis anställda och produkter, eller är detta utspritt utan ägarskap?

Men även om ingen intranätstrategi är den andra lik så kan man återanvända de mönster och modeller som är gemensamma, och som exempelvis finns samlade i vårt ramverk för intranätstrategi. Med kunskap om ett nuläge kan man stöd i ramverket på ett strukturerat sätt arbeta sig framåt mot en formulering av en intranätstrategi som skapar affärsnytta. Nuläget kan analyseras genom att göra en besiktning tillsammans med intranätets arbetsgrupp.

Ett exempel på en av mina favoritövningar från ramverket är kraftfältsanalys (force field analysis). Den är ett kraftfullt strategiskt beslutsverktyg för att förstå, kartlägga och prioritera ett ramverk av faktorer (krafter) som påverkar en situation och önskad förändring. Om du tycker detta låter som något man kan behöva för att definiera en intranätstrategi så är du rätt ute. Ett exempel kan se ut som följer.

Kraftfältsanalysen genomförs med en grupp medarbetare som representerar verksamhetens olika affärsområden och stödfunktioner vilket ger flera fördelar. Dels skapar den en samsyn och förankring bland de intressenter som deltar i workshopen. Allt kommer upp på bordet och kan diskuteras. Den skapar även en tydlighet över hela situationen och en möjlighet att prioritera och planera aktiviteter i det fortsatta arbetet med intranätstrategin. Ett lämpligt nästa steg kan vara en kartläggning av intressenter med relation till de krafter som identifierats här.

Kom ihåg att ett intranät kan vara väldigt många olika saker, men det finns några saker det aldrig borde vara; ett teknikprojekt, ett IT-projekt eller en plattform för envägskommunikation. Det man strävar efter är att implementera ett intranät som stöttar verksamheten både direkt med smarta funktioner och processer, och indirekt som en portal för den digitala arbetsplatsen. Det blir det aldrig utan en intranätstrategi anpassad för verksamhetens behov och situation.

”Our intranet is not a nice-to-have communications tool, it is a must-have business tool.” – Program manager, intranet team

Så, tanken är alltså inte att alla gör allt på samma sätt, utan det handlar om att etablera en förståelse för nuläge och behov, och därefter med riktade insatser stegvis bygga upp sin strategi, arbetsmodell och sitt intranät. Think big, start small, scale fast.

Är du nyfiken på hur ditt intranät presterar idag?

Vi hjälper dig gärna att utföra en intranätbesiktning som ger dig en tydlig bild av hur ditt intranät mår och vad det skulle behöva. Beställ din besiktning redan idag.

Är du nyfiken på hur vi arbetar med intranätstrategi är du välkommen att fylla i nedanstående formulär så hör vi av oss inom kort. 

0 kommentarer

Skriv kommentar