Intranät/Ledningssystem/Ärendehanteringssystem

Hultafors Group

Hultafors Group AB har flera olika varumärken representerade i närmare 40 olika länder. Detta ställer höga krav på samordning av verksamhetens styrning och möjligheterna att dra nytta av gemensam kunskap och kompetens. 

En förutsättning för att detta ska fungera på ett tillfredställande sätt är att det finns möjligheter att sprida information globalt på ett enhetligt sätt samtidigt till alla som är berörda.

Utöver ett behov av att samordna verksamhetens ledning och underlätta kunskapsdelning hade Hultafors Group ett mål att ISO-certifiera sig. Detta är viktigt för kvalitetssäkring och konkurrenskraft.    

Avsaknad av viktiga stödsystem och tidskrävande manuell hantering

Hultafors Group initierade ett arbete med intern styrning och kvalitetssäkring och var i behov av NetRelations för hjälp att ta ett första avgränsat steg till att långsiktigt förändra det interna arbetssättet. Det saknades ett IT-stöd för verksamhetsledning och ett gemensamt intranät för varumärken och produktområden. Avsaknaden av dessa viktiga stödsystem hade bland annat skapat tidsödande, manuella rutiner för ärendehantering i form av papperslistor och Excel-listor. Detta manuella arbete ledde i sin tur till att det saknades möjlighet att föra gemensam statistik, ta fram rapporter och kunna återkoppla.

Vi hade sedan tidigare goda erfarenheter av NetRelations som partner. De har ett tydligt koncept kring arbetsmetod som fungerar mycket bra. NetRelations lyssnade på oss och presenterade sedan idéer kring ett framtida Hultafors Group Intranät och hur olika tjänster som skulle stödja vår interna verksamhet och kommunikation.

Anders Landqvist IT Manager, Hultafors Group AB

Tre lösningar blir en - ett projekt blir tre

Projektet inleddes med att en gemensam helhetsbild togs fram för ett ledningssystem, ärendehantering och intranät. För att kunna fokusera och leverera affärsvärde så tidigt som möjligt valde dock projektgruppen att dela upp detta i tre separerade faser. Varje fas genomfördes enligt NetRelations metod innehållandes målstyrning, koncept och design, produktion och utbildning. Utbildningen genomfördes enligt ett ”train-the-trainer”-upplägg, där fyra personer inom Hultafors Group fick utbildning av NetRelations och i sin tur vidareutbildade ett 20-tal kollegor i första fasen och närmare 70 kollegor totalt. 

Plattformsvalet föll på SharePoint mot bakgrund av Hultafors Groups ambitionsnivå och önskan att använda en plattform med flera olika typer av applikationer. Den största ”integrationen” som genomfördes var att knyta ihop metadatastrukturer, dokumenthantering, workflows, målgrupper och användare mellan de tre olika applikationerna på plattformen i syfte att leverera en sömlös upplevelse för användarna.

Vi hade under arbetets gång en nära dialog med stort fokus på processbeskrivning och ärendehantering. Resultatet blev ett viktigt och effektivt verktyg för oss att kunna kommunicera och följa upp mellan alla våra olika geografiska platser.

Daniel Albertsson Quality Coordinator, Business Unit Tools

Ett intranät med ledningssystem och ärendehantering skapar nytta för användarna

Det nya intranätet innehållandes både ett ledningssystem och ärendehantering har skapat ett flertal direkta nyttor för användarna som idag slipper manuellt arbete, kan kunskapsdela på ett effektivare sätt samt enklare skapa sig en överblick av pågående processer. Alla dessa vinster som uppstått i samband med lanseringen av de nya systemen skapar också en direkt affärsnytta för Hultafors Group. 

Nyttor skapade med hjälp av det nya ledningsssystemet

  • En gemensam plats för alla medarbetare att hitta nödvändiga processer och rutiner för sitt arbete
  • Trygghet för medarbetarna kring utförandet av deras arbetsuppgifter
  • Förtydligar ägarskap och kontaktuppgifter för processer och rutiner
  • Minskar antalet supportfall gällande frågor och osäkerhet om utförandet av uppgifter
  • Ökar kännedomen om ändringar i processer och rutiner
  • Skapar spårbarhet för genomförda förändringar
  • Underlättar verksamhetsutveckling
  • Förenklar dokumenthantering
  • Blir basen för ISO-certifiering 9001 och 14001

Nyttor skapade med hjälp av det nya ärendehanteringssystemet

  • Snabbare och mer korrekt loggning av ärenden
  • Mätbart ärendehanteringsflöde med möjlighet att följa upp ärenden på typ, kvantitet, tid etc.
  • Bättre analys- och rapporteringsmöjligheter
  • Högre medvetenhet om ärendestatus, transparens, sökbarhet
  • Minskade kostnader för ärendehantering inom gruppen
  • Möjlighet till spårbar kommunikation för alla ärenden

Nyttor skapade med hjälp av det nya intranätet

  • Når ut med information och verktyg till alla medarbetare samtidigt och målgruppsanpassat
  • Ökar nyhetsflödet och medvetandet inom gruppen
  • Skapar utrymme för gemensamma eventkalendrar
  • Ökar transparensen kring existerande information
  • Möjliggör snabb rapportering från ledning till medarbetare
  • Möjliggör dialog mellan medarbetare
  • Visualiserar resultat och synliggöra KPIer
  • Möjliggör feedbackfunktionalitet integrerad med ärendehanteringssystemet

Andra nyttor som skapas för användarna är att alla applikationer är integrerade med varandra vilket medför att användaren ser direkt på intranätets startsida om denne har uppdateringar i sina processer eller rutiner att ta hänsyn till eller om det finns uppgifter i ärendehanteringen att arbeta med.

Konceptet är utmärkt och arbetssättet har blivit så mycket bättre för oss med intranätet. Men resan har bara börjat, vi ska utveckla ännu fler funktioner för att skapa ännu mer effektivitet när det gäller vårt arbete kring kvalitet och lean.

Annika Ölander ' Environment & Lean Coordinator, Hultafors AB