Intranät

BillerudKorsnäs

BillerudKorsnäs gav under 2013 NetRelations uppdraget att skapa ett nytt intranät på EPiServer till det nya bolag som uppstått då Billerud och Korsnäs gick ihop i slutet av 2012. 

Genom smartare förpackningslösningar (”smarter packaging”) är BillerudKorsnäs tillsammans med sina partners ledande inom förnybart förpackningsmaterial. Genom sitt arbete med lösningar som både förbättrar lönsamheten och inspirerar miljontals konsumenter bidrar BillerudKorsnäs till en hållbar framtid för kommande generationer.

Ett gemensamt intranät för två bolag

Vid sammanslagningen av Billerud och Korsnäs uppstod ett behov av ett gemensamt intranät. Valet föll på att bygga vidare på Korsnäs intranätlösning, en lösning som NetRelations tidigare utvecklat, och anpassa och vidareutveckla den för att passa BillerudKorsnäs. Första fasen av projektet påbörjades redan förra våren, då medarbetarnas behov kartlades med hjälp av målstyrning. Man tog fram effektmål, målgrupper och intervjuade anställda vid två av bruken.

Vår uppfattning om samarbetet med NetRelations är att vi fått bra projektledning av professionella medarbetare med snabb återkoppling. Den input vi fått hittills är att intranätet är snyggt, innehållsrikt och lättnavigerat.

Siv Bergenström Communications Manager, BillerudKorsnäs

Andra delen av projektet, med koncept, design och utveckling startade i augusti 2013 och det nya intranätet lanserades den 26 februari 2014.

En stor utmaning i projektet har varit komplexiteten det innebär när två bolag går ihop till ett. Två organisationer med flera olika katalogtjänster för till exempel användaruppgifter har inneburit utmaningar när det gäller den tekniska lösningen. Dessutom skulle ett stort antal redaktörer jobba tillsammans med innehållet, utspridda geografiskt i både Sverige, Finland och Storbritannien.

Ett responsivt intranät underlättar för medarbetare på språng

Efter lanseringen har BillerudKorsnäs medarbetare fått ett intranät där de smidigt och snabbt kan komma åt de verktyg de använder dagligen, hitta kollegor och den information de behöver i sitt arbete. De kan också följa produktionsutfall och aktuell olycksstatistik och se vad som är på gång på de olika bruken.

Lediga jobb hämtas från Easyrecruit, pressmeddelanden från Cision och dokument i SharePoint indexeras och blir sökbara på intranätet. Dessutom har man nu fått ett intranät som är responsivt, en stor fördel för ett internationellt företag med medarbetare som rör sig mellan försäljningskontor utspridda över ett tiotal länder.

Förbättringsverktyg ökar kunskapsöverföring mellan medarbetarna

BillerudKorsnäs Operational Excellence önskade synliggöra det förbättringsarbete som bedrivs inom olika enheter i bolaget för att inspirera till ytterligare förbättringar. För att åstadkomma detta fattade BillerudKorsnäs ett beslut om att sådan information ska samlas i ett gemensamt verktyg med syftet att öka kunskapsöverföringen och kommunikationen mellan medarbetarna i hela koncernen.

NetRelations fick i uppdrag att bygga förbättringsverktyget tillsammans med BillerudKorsnäs Operational Excellence och NetRelations har bidragit med insiktsarbete, projektledning, gränssnittsutveckling, design, lösningsarkitektur, systemutveckling, test, integrationer och utbildningsdelar under projektets gång.

Projektet startades upp med en målstyrning i november 2014 och i mars 2015 genomfördes en första release av verktyget som baseras på SharePoint 2013 med integration mot BillerudKorsnäs intranät. I april 2015 påbörjades en andra release med lansering hos BillerudKorsnäs i slutet av juni 2015.

NetRelations har varit delaktiga i hela processen från idé till genomförande där de har arbetat med både strukturer för användarvänlighet och IT-lösningar.

Jenny Johansson Projektledare, BillerudKorsnäs

Verktyget är indelat i följande kategorier och lanserades på 3 olika språk (svenska, engelska och finska):

  • Fallstudie: Ger inspiration kring hur problem kan lösas. Beskriver ett identifierat problem och de arbetssätt som använts för att nå en förbättring och vilket resultat det gav.
  • Good practice: Beskriver lösningar på problem baserat på det bästa arbetssätt som BillerudKorsnäs använder sig av i dagsläget för att hantera detta.
  • Verktyg: Verktyg som hjälper medarbetare att ta sig från ett problem till en lösning.
  • Forum: En social plattform att använda för att diskutera frågor och bolla inspirerande idéer med sina kollegor.
  • FAQ: En samlingsplats för frekvent ställda frågor.

Verktyget har genomgående fått tillskott av flera sociala funktioner så som gilla- och kommentarsfunktioner, diskussionsforum och frågor & svar samt integrerade sökegenskaper på intranätet. Allt i syfte att öka och möjliggöra erfarenhetsutbyte mellan medarbetare på olika fabriker och därigenom bidra till högre effektivitet.

Arbetet med förbättringsverktyget fortsätter under hösten 2015 med en planerad start av release 3 tillsammans med NetRelations team. NetRelations projektledare ingår även fortsättningsvis i BillerudKorsnäs styrgrupp parallellt med det governancearbete som bedrivs.

Den nya plattformen har ett mycket snyggt och användarvänligt utseende och levererar den funktion som efterfrågas. Utseendet är även väl anpassat till övrig grafisk layout i koncernen.

Jenny Johansson Projektledare, BillerudKorsnäs

Är du nyfiken på hur vi kan hjälpa dig med dina digitala utmaningar?

Varmt välkommen att kontakta oss via formuläret så återkommer vi inom kort.